Depuis l’entrée en vigueur du règlement général de protection des données (RGPD), il apparaît que la transmission des bulletins de salaire par mail ne soit plus autorisée. En effet, selon la CNIL :
« La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu ».
De surcroît, la Loi travail du 08 août 2016, dans ses dispositions, impose que la remise du bulletin de paie par voie électronique s’effectue dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une certaine durée (50 ans ou dès que le salarié a atteint l’âge de 75 ans) et la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.
De cette manière, les entreprises se trouvent dans l’obligation de conférer un moyen sécurisé pour la transmission ainsi que la conservation des bulletins de salaire. Dans cette dynamique, nous vous informons que notre service social ne sera plus en mesure de vous transmettre les bulletins de paie par mail d’ici la fin de l’année 2023.
À ce titre, un coffre-fort numérique sécurisé sera mis en place pour l’ensemble de nos adhérents. Les bulletins de salaire seront donc déposés directement sur un coffre-fort numérique propre à chaque salarié une fois que ces derniers auront été validés par l’employeur via un espace sécurisé.
Le service social vous informera par mail au fur et à mesure de la mise en place de ces nouvelles dispositions.